Desde el concepto hasta la ejecución: Guía integral para la planificación de eventos corporativos

Sin importar su tamaño, un evento corporativo merece mucha atención en cuanto a planificación y organización. Se trata de una valiosa oportunidad para compartir con clientes y colaboradores de la empresa que, incluso, puede ser un impulso al posicionamiento de la marca o incrementar las ventas.

Debemos estar atentos a todo y que no se escape ningún detalle. Hasta los más mínimos detalles que puedan resultar un tropiezo los debemos identificar y corregir para que no ocurran.

¿Cómo hacer una buena planificación de eventos ejecutivos?

Para acompañarte en este camino, hemos preparado una guía integral para la planificación de eventos corporativos que te será muy útil y que va desde el concepto hasta la ejecución de la actividad. Toma nota.

Mantén una buena comunicación con todas los relacionadas al evento

La comunicación entre las partes implicadas específicamente incluye determinar de qué son responsables el lugar de celebración, contando los proveedores y quienes toman las decisiones. Hay que asegurarse de que todo el resto se encuentre al tanto. 

Una comunicación clara y establecer el papel de cada uno es fundamental para evitar se escape cualquier detalle.

Conoce a tu audiencia

Conocer cómo es el público que asistirá a tu evento es de gran importancia a la hora de elegir detalles como el lugar de la celebración. Sin importar cuál es el objetivo de la actividad, uno de los aspectos más importantes será conocer los objetivos del evento.

Elabora un presupuesto que vaya con los objetivos del evento

Antes de comenzar a planificar, es fundamental establecer de forma realista cuánto dinero estamos dispuestos a gastar en el evento. Esto incluye el costo del lugar de celebración, si se requieren carpas para terraza, la decoración, el entretenimiento y cualquier otra inversión que pueda surgir, incluso los expertos recomiendan guardar un porcentaje extra de dinero para cubrir cualquier imprevisto.

Puedes comenzar por emplear una hoja de cálculo para contribuir a estimar los gastos como lo que puede significar una carpa beduina precio. 

Luego que hayas establecido la cifra aproximada a gastar, comienza a tratar de reducir los costos para no salirte de lo presupuestado. 

La creación de un presupuesto y apegarse a él evitará sorpresas desagradables de última hora que pueda afectar el éxito general de tu actividad. 

Otra buena opción que puedes considerar es buscar orientación de expertos en organización de eventos, quiénes podrán guiarte de forma profesional en la toma de decisiones.

Contrata al mejor personal

La calidad del personal que se contrata es básica para el éxito de un evento corporativo. Se recomienda que sean profesionales, amables y que conozcan de qué trata la actividad. Contar con expertos puede ayudarte incluso a anticipar cualquier situación de la que tal vez no te hayas percatado.

Asegúrate de que el personal que contrates rellene una solicitud y brinden referencias. Puedes también pedir recomendaciones entre tus contactos. 

Planifica el entretenimiento 

Garantiza que tus invitados siempre tengan algo divertido en qué entretenerse. Un evento corporativo debe ser animado y no un lugar de aburrimiento donde las personas estén solo por cumplir. La planificación puede ir desde concursos hasta juegos y actuaciones musicales en directo 

Los eventos corporativos tienen una amplia gama de motivos. Pueden ser congresos, actividades de fin de año, conferencias, capacitaciones y ocio. 

Mantén informados a tus invitados

La comunicación con los invitados sobre cómo marcha la planificación del evento, cualquier cambio o actualización es de suma importancia, para que estén al tanto de lo que ocurre en todo momento. 

Puedes comunicarte mediante correo o a través de las redes sociales. En caso de optar por esta última alternativa lo más recomendable es utilizar el hashtag adecuados para que la gente pueda encontrar de forma fácil todas las publicaciones que tengan relación con el evento que estás organizando.