¿Cómo gestionar correctamente las hojas de gastos?

Controlar correctamente los gastos en el departamento de contabilidad de tu empresa puede ahorrarte muchas irregularidades en el futuro. Por ello, es recomendable dominar el uso de las hojas de gastos, con las que podrás llevar al día los gastos y reembolsos en las arcas de tu entidad.

Para aquellos empresarios que no quieren complicarse la vida y prefieren delegar estas obligaciones, existen soluciones adaptadas para cada empresa. Así, puedes controlar tu empresa y sus gastos con Expansya, uno de los grandes expertos en este sector.

No obstante, si prefieres encargarte tú mismo, aquí te damos algunas reglas para que no tengas ningún problema de contabilidad.

Analiza tus gastos y ajusta tu política de reembolsos

Al calcular la media de las hojas de gastos de cada mes, podrás identificar si existe algún exceso que debas corregir.

En general, cada empleado suele declarar una media de 460 € en gastos profesionales cada mes. Esta cifra puede variar dependiendo del sector de trabajo y de la profesión, pero, con un seguimiento adecuado, podrás establecer tu propia media y evitar el exceso de gastos.

Pon límites en comidas de empresa y ahorra sin frustrar a tus empleados

Si aplicas un límite máximo, podrás controlar que los gastos no sean excesivamente altos y que se muestren constantes y sin grandes altibajos.

De este modo, se recomienda establecer el límite en un 150% de lo que cuesta un menú normal, así como un número máximo de comidas mensuales a cuenta de la empresa. Según numerosos estudios, con este método ahorrarás hasta un 16% en gastos mensuales.

Limita el uso de vehículos personales para trayectos de menos de 200 km al día

Más allá de la distancia recorrida a diario, usar el transporte público es una forma de ahorrar y, en consecuencia, controlar los gastos de desplazamiento. Además, buscando siempre la mejora en la productividad, el empleado podrá seguir trabajando durante el viaje, acción imposible en caso de conducir un coche.

En caso de desplazamiento de varios empleados, puedes valorar la posibilidad de alquilar un vehículo único para todos, lo que puede promover, además, el buen ambiente en tu plantilla.

No impongas más de dos niveles de aprobación

En el mundo de los negocios, el tiempo es muy valioso, especialmente si lo comparamos con un pequeño gasto irregular que no supone ninguna quiebra en las arcas de nuestra empresa.

Por ello, lo ideal es que asignes un máximo de dos niveles de supervisión para las hojas de gastos. Por ejemplo, puedes establecer que las hojas de gastos pasen por el superior del empleado y, posteriormente, por el experto contable de la empresa.

Promueve el uso de justificantes digitalizados

Al confiar el escaneo de los recibos y justificantes por parte de los empleados, no te verás obligado a tener que clasificar montones de papeles arrugados que se acumulan sobre los escritorios de los contables. Abre los ojos: ¡el trabajo del contable es mucho más rápido y eficaz con recibos digitales!

Además, este gesto tan sencillo evitará que utilices espacio físico para almacenar miles de hojas de gastos, lo que te permitirá aprovechar mejor las dimensiones de tu oficina. Tus empleados te lo agradecerán.

Procesa las hojas de gastos sobre la marcha

Evita que los responsables acumulen hojas de gastos hasta final de mes, ya que prestarán menos atención que si los reciben y revisan a medida que se van produciendo.

Lo mismo ocurrirá con el departamento de contabilidad. En muchas ocasiones, comprobamos que nuestros contables tienen mucho más trabajo cuando el mes está cerca de terminar, ya que se acumulan las fechas límites, los informes, etc. Piensa en tus contables y establece un ritmo regular en la entrega y procesamiento de las hojas de gastos.