¿Por qué cada vez más empresas están usando facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas están surgiendo cada vez más en el mundo de los negocios y todos los involucrados confirman que sus beneficios son superiores.

Hasta no hace mucho, los procesos de facturación eran complejos y requerían mucha dedicación para hacer un trabajo manual y tedioso de organización que tomaba una serie de recursos que forzaba a los empleados -e incluso al mismo empresario- a tomarse el tiempo de finalizar la gestión.

Sin embargo, la llegada de la automatización y las nuevas leyes en materia de factura electrónica fomentaron el uso de la factura electrónica entre todos los sectores, incluyendo los acuerdos empresariales y gubernamentales.

Si bien es cierto que la legislación todavía no ha impuesto su fuerza sobre los acuerdos entre empresas, el aumento de la facturación electrónica de un 15% indica que todas las políticas se están moviendo en esta dirección y el sector comercial está de acuerdo por una serie de razones que les benefician directamente.

Un sistema más eficiente en materia de costes

Es evidente que las empresas ahorran en gran medida con el uso de facturas electrónicas. Hasta el momento el coste de cada factura asciende a los 7,76 euros por emisión si se consideran todos los factores involucrados como el envío y la recepción.

Las facturas electrónicas no corren con ninguno de estos gastos. Esto se debe a que, dado que no tienen presencia física, no necesitan ser impresas, enviadas, almacenadas o destruidas. La digitalización que lleva a cabo un programa facturación gratuito hace que este proceso sea totalmente automático y que la conexión a la red descienda los costes de los trámites casi a cero.

Inmediatez en el envío y recepción

Gracias a los nuevos sistemas de facturación digital, no solo las grandes compañías pueden agilizar los procesos de comunicación, sino también las pequeñas y medianas empresas. Solo necesita ser enviada por correo electrónico.

Aunque hay personas que les preocupa la legalidad del asunto, la realidad es que los sistemas que generan facturas en tiempo real cumplen con todos los estándares de la ley, mientras que los pagos contra-factura son extremadamente ágiles para acortar su tramitación y cobro.

Reduce los riesgos de fraude

Un beneficio de las operaciones virtuales es que todas las operaciones tienen un rastro digital, lo que puede ser aprovechado positivamente para hacer seguimiento de las emisiones, los envíos y prácticamente todo lo que tiene que ver con este sistema.

Para ejemplificar un poco, es parecido a lo que ocurre con las aplicaciones de pago para los teléfonos inteligentes o el uso de la tarjeta de crédito. A menor circulación física, más fácil es de conseguir una operación. La única diferencia es que se trabaja con facturas, en lugar de dinero en sí mismo.

Mayor organización

Según un informe que publicó TBS, los empleados de una empresa mediana pueden llegar a desperdiciar hasta 600 horas durante el año en la búsqueda de archivadores, especialmente cuando se trata de facturas.

La digitalización de este proceso permite que todos los archivos se encuentren al alcance de un buscador, lo cual reduce los tiempos de consulta y acceso a esta importante información, así como le permite a los empleados enfocarse en tareas de mayor envergadura.

Aumento de la seguridad

Otro aspecto positivo que muchos líderes no toman en cuenta es que estos sistemas ayudan a incrementar la seguridad empresarial. Ya que los mismos sistemas que realizan el cifrado, hacen los envíos seguros y permiten un acceso controlado de acuerdo a las credenciales autorizadas pueden encargarse de proteger estos archivos.

Asimismo, existen diversos servicios que permiten crear copias de seguridad en línea para asegurar la protección de los datos en caso de que ocurra alguna catástrofe, haya alguna intromisión o se pierda algún documento, factor que beneficia en gran medida a las pequeñas y medianas empresas.

Optimización de la personalización

Ciertamente, las facturas llevan un componente legal, pero también de branding. Mediante algunos de estos sistemas, las empresas pueden personalizar las facturas de acuerdo al cliente con el que se esté tratando para trabajar el componente de marketing y mejorar su autoridad en el mercado.