Cómo organizar un evento de empresa con éxito

Cuando deseas llevar a cabo un evento corporativo, y que además tenga éxito, va a ser indispensable que tengas presente dos aspectos fundamentales:  la organización y la planificación. Ambas juegan un papel fundamental.

Da lo mismo que el acontecimiento sea una conferencia de influencia internacional o una asamblea con clientes potenciales de la región o incluso un congreso para trabajadores. Da igual que tengas un año para organizar el acontecimiento o o bien solo una semana… el éxito del evento va a estar en los pequeños detalles.

En muchas ocasiones cometemos el fallo de pensar que a mayor presupuesto, mayor éxito; sin embargo la clave es la planificación y organización, con la que vas a tener el éxito asegurado.

Propósito del evento a preparar

Antes de nada es fundamental conocer el propósito del acontecimiento, o sea, tienes que saber qué metas deseas alcanzar con la celebración del evento.

Por poner un ejemplo. Si el acontecimiento únicamente busca crear conciencia entre clientes potenciales  de un nuevo producto o servicio de tu empresa, o si bien sencillamente es un asamblea de negocios o bien una charla informal con los clientes del servicio potenciales.

Contar una idea bien clara sobre el propósito del acontenimietno, te va a ayudar a conseguir las metas concretas y a evitar que el propósito del acontecimiento se diluya por el camino.

Hacer un listado de tareas pendientes

Si deseas triunfar con en la organización del evento de empresa, vas a tener que preparar un listado de tareas tipo check;  es esencial para la planificación y organización del acontecimiento.

Es fundamental anotar todo cuanto nos venga a la cabeza mientras que estamos planificando el evento, desde el más pequeño detalle a los puntos más importantes. Crear un listado enorme de tareas que podemos cribar posteriormente y quedarnos con las necesarias, que iremos tachando a medida que las vayamos realizando.

La enorme ventaja de tener listo un listado tipo check de tareas pendientes, es que ayuda a efectuar un seguimiento de todas y a no olvidar nada.

Algunas tareas comunes a la organización de cualquier evento corporativo suelen ser:

• Alquiler un local o sala de conferencias.
• Distribuidores de bebidas, snacks, refrescos y café
• Conexión: Internet, TV, Wifi, etc.
• Iluminación y Sonido
• Parking y transporte de invitados
• Aforo necesario
• Seguridad para el evento
• Entradas o bien Tarjetas de acceso

Establecer un presupuesto máximo

Este punto tiene dos focos. Primero, definir un presupuesto máximo y segundo, reducirlo en la medida de lo posible, sin que esto repercuta en la calidad del mismo.

Una de las claves primordiales para lograr el éxito en nuestro evento corporativo es minimizar al límite los costos de la organización, y para lograrlo es fundamental siempre buscar patrocinadores y colaboradores que cooperen con el evento. El presupuesto va a depender en buena medida del tipo de acontecimiento que se organiza: número de invitados, nivel internacional, seguridad necesaria, etc.

Es verdad que el gasto presupuestariopara un acontecimiento es un factor esencial, pero esto no significa bajo ningún concepto, que cuanto mayor sea el presupuesto, mejor va a resultar el evento. De hecho esto suele ser al contrario, en muchas ocasiones puede  suponer un enorme descalabro por mor de una mala planificación.

Campañas de publicidad y Marketing

Otro punto fundamental es la promoción del evento. Dependiendo del tipo de evento necesitaremos crear una web específica para su difusión o una landing, difundir el mensaje a través de perfiles en redes sociales, crear campañas SEM y de email marleting, contratar publicidad en radio y TV, etc, etc.

En otras ocasiones, para eventos propios, enfocados a miembros de la misma empresa o afiliados, será suficiente con una comunicación interna tipo email.

Ofrecer un regalo a los invitados

Todo evento que se precie, realiza un pequeño obsequio a sus invitados. No tiene que ser un gran regalo, pero si un detalle de recuerdo y que además cumple con un carácter publicitario.

Una bolsa de bienvenida con folletos, bolígrafos, carpetas, blocs, llaveros, etc… Es decir, algo que los invitados puedan ojear, guardar y utilizar posteriormente.

Por otro lado. Si nuestro evento cuenta con patrocinadores, estos estarán encantados de ofrecer cupones descuento o rebajas en productos, servicios y suscripciones. Plantéales esta posibilidad y seguro que obtienes buenos resultados.

 Contar con una salida de emergencia

Con esto nos referimos a contar con un plan B. Es decir, todo lo que es susceptible de fallar, puede fallar.  Los motivos son infinitos e inimaginables. Por esto motivo siempre es bueno contar con un plan B, de tal manera que seamos capaces de llevar a cabo el proyecto, aunque sea con unas condiciones de calidad más bajas, pero no dejar tirados a todos nuestros invitados.