Consejos y Recomendaciones

Organízate para alcanzar la productividad y el éxito (2ºParte)

 

Seguimos con la segunda parte de Organízate para alcanzar la productividad y el éxito de nuestro artículo. Definamos más profundamente los puntos clave de una organización eficaz y ejemplar. 

1.Capturar

Se trata de clasificar aquellos asuntos que necesitan soluciones en un único lugar, muchas veces se nos acumula el trabajo en diversidad de lugares, grabaciones telefónicas, wassap, correos, libretas…y sino tenemos ayuda porque somos freelance que acabamos de empezar, la idea es que tú captures las tareas y las organices, para que no estén dando vueltas en tu cabeza o por diversos escritorios, bandejas, o distintos pc’s. Es recomendable darles una única ubicación. 

eficacia y exito

 2.Clarificar

Puedes clasificar el trabajo tanto en tu empresa o si eres freelance, por ejemplo: 

Fácil solución (poco tiempo) Requiere atención (mucho tiempo) Puedo dejarlo para otro día (sin urgencia). Esto es solo un ejemplo, pero, en definitiva, todo el trabajo que nos llega se puede clasificar y tener bajo control. No es lo mismo tener en la bandeja de entrada 30 trabajos de fácil solución, que 30 que requiera una atención o exclusividad. O por lo contrario de esos 30 trabajos 20 pueden esperar porque no son urgentes. Esta organización más o menos detallada nos dará un panorama global del trabajo que hay que realizar y ser más eficiente a la hora de distribuir el tiempo. 

Lo ideal que personalices esta etapa del flujo de trabajo según tu sector. Requiere acción o no, fechas de entrega… lo que necesites para dar “claridad” al siguiente paso. 

3.Organizar 

Tenemos todo el trabajo reunido, hemos clasificado la tarea y desechado la basura, en tareas por tiempo de trabajo. Ahora tenemos que organizar cómo nos viene mejor entrar en la acción, podría ser haciendo la tarea más difícil por la mañana cuando tenemos más energía, y la fácil después del almuerzo que estamos más cansados. Respecto al trabajo que no es urgente, deberíamos hacer otra pequeña clasificación de urgencia, siempre se puede matizar todo lo que queramos. 

La organización reside realmente en respetar un patrón de comportamiento, podría ser: Hago los trabajos conforme me van llegando, y hasta que no acabo no paso al siguiente. Hago los que me ofrezcan un mayor pago, y los de menor lo dejo al final… Todo es cuestión de tu sector y tus necesidades, o los valores de tu empresa, o lo que están en construcción como freelance.

Trabaja de forma consiente estos tres puntos, y podrás convertirte en tu propia revolución industrial a la hora de ser más eficiente. Establece los patrones y las conductas adecuadas en tu trabajo. Esa es la clave para finalmente actuar.

Saca tus propias conclusiones, leyendo el libro David Allen

 

PYME ONLINE | El portal para la pyme y el emprendedor

 

Have your say